Ata de registro de preços: como funciona, quanto vale e a adesão (carona)

O que é o registro de preços

É uma forma de comprar em que o órgão faz a licitação, registra o preço vencedor numa ata e vai pedindo ao longo do tempo, na quantidade que precisar, até o máximo previsto. É muito usado para coisas que o órgão compra sempre, mas sem saber exatamente quanto: material de limpeza, alimentos, peças, material de escritório.

A ata é regulada pelos artigos 82 a 86 da Lei 14.133 e, no governo federal, pelo Decreto 11.462/2023. Estados e prefeituras têm regulamentos próprios ou seguem o federal.

Quanto tempo a ata vale

A ata vale 1 ano, contado do primeiro dia útil depois da publicação no PNCP. Pode ser prorrogada por mais 1 ano, se o preço continuar vantajoso para o órgão.

O que você assume ao ganhar a ata

• Você é obrigado a entregar o que for pedido, no preço e nas condições registrados, até a quantidade máxima.
• O órgão não é obrigado a comprar. Ele pode pedir tudo, uma parte ou nada. Ganhar a ata não garante venda.
• A quantidade não pode aumentar. É proibido acrescentar quantidades além das que estão na ata.
• Assinar é obrigatório. O vencedor é chamado para assinar no prazo do edital, que pode ser prorrogado uma vez, com justificativa. Quem não assina perde o direito e pode sofrer sanção.
• Retirar o empenho também. Deixar de retirar a nota de empenho no prazo, sem justificativa, cancela o seu registro.

Cadastro de reserva: a segunda chance

Depois do resultado, as outras empresas podem entrar no cadastro de reserva da ata: quem aceitar cotar o mesmo preço do vencedor e quem mantiver a própria proposta. Quem aceita o preço do vencedor fica na frente. Se o vencedor não assinar ou tiver o registro cancelado, o órgão chama a reserva, pela ordem.

Perdeu por pouco e o preço do vencedor dá para você? Vale a pena entrar no cadastro de reserva.

E se o preço do mercado mudar

• O preço caiu: o órgão chama você para negociar. Se não aceitar baixar, você é liberado daquele item, sem multa.
• O custo subiu: você pode pedir a mudança do preço, provando um fato que aconteceu depois e que impede cumprir o preço, com documentos ou planilha de custos. Se o pedido não for aceito, você continua obrigado a entregar.

Se o edital tiver cláusula de reajuste, o preço também pode ser atualizado por ela.

Adesão à ata: a famosa carona

Um órgão que não participou da licitação pode aderir à sua ata e comprar pelo mesmo preço. Para isso ele precisa justificar a vantagem, mostrar que o preço está de acordo com o mercado e ter a concordância do órgão que gerencia a ata e a sua. Você não é obrigado a aceitar uma adesão. Depois de autorizado, o órgão tem 90 dias para comprar, dentro da validade da ata.

Quem pode aderir a qual ata

Órgão federal não pode aderir a ata de estado, do Distrito Federal ou de prefeitura.

Limites da adesão

• Cada órgão que adere pode comprar até 50% da quantidade de cada item registrada na ata.
• Somadas, todas as adesões podem chegar até o dobro da quantidade de cada item, não importa quantos órgãos entrem.

As compras por adesão são adicionais: não tiram da quantidade do órgão que fez a licitação. Há exceções aos limites, como a compra emergencial de medicamentos em atas do Ministério da Saúde.

Onde encontrar atas

As atas e os preços registrados, com o nome dos fornecedores, são publicados no PNCP durante toda a validade. É por lá que você descobre o que está registrado no seu ramo, por quanto e com quem.