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O que é a habilitação
É a fase em que o órgão confere se a empresa vencedora tem condição jurídica, fiscal, financeira e técnica de cumprir o contrato. Pela Lei 14.133, ela vem depois da disputa de preços, e os documentos são pedidos só de quem ficou em primeiro lugar. Se essa empresa for inabilitada, o pregoeiro chama a próxima.
A lei divide os documentos em quatro grupos: jurídica, fiscal e trabalhista, econômico-financeira e técnica. O edital diz quais deles são exigidos naquela licitação.
Habilitação jurídica
Prova que a empresa existe e pode exercer a atividade:
- contrato social e alterações, ou a última consolidação. Para empresário individual, o requerimento de empresário; para MEI, o certificado da condição de MEI;
- documento de identidade do sócio que representa a empresa;
- procuração, se outra pessoa assinar pela empresa.
Regularidade fiscal, social e trabalhista
| Documento | Onde tirar | Validade |
|---|---|---|
| Cartão CNPJ | Site da Receita Federal | Não vence, mas use um atualizado |
| Certidão de débitos federais e dívida ativa da União (inclui INSS) | Receita Federal e PGFN, no gov.br | 180 dias |
| Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) | Caixa Econômica Federal | 30 dias |
| Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) | Tribunal Superior do Trabalho | 180 dias |
| Certidão de débitos estaduais | Secretaria da Fazenda do estado | Varia por estado |
| Certidão de débitos municipais | Prefeitura da cidade da sede | Varia por cidade |
| Inscrição estadual e/ou municipal | Sefaz e prefeitura | Não vence |
| Declaração de que não emprega menor de idade em trabalho proibido | A própria empresa assina | Não vence |
A certidão positiva com efeitos de negativa vale como negativa. Ela aparece quando há débito parcelado ou suspenso.
Qualificação econômico-financeira
- Balanço patrimonial e demonstrações contábeis dos dois últimos exercícios, feitos pelo contador. Empresa com menos de dois anos apresenta só o do último exercício. O MEI é dispensado da contabilidade e, em geral, não precisa apresentar balanço; veja o que o edital pede no lugar.
- Certidão negativa de falência, emitida pelo distribuidor do Tribunal de Justiça do estado da sede.
O edital também pode exigir índices mínimos do balanço, como liquidez. Nas compras para entrega futura, nas obras e nos serviços, pode pedir ainda capital ou patrimônio líquido mínimo de até 10% do valor estimado.
Qualificação técnica
- Atestados de capacidade técnica: declarações de clientes dizendo que você já forneceu algo parecido, em quantidade compatível. Valem atestados de órgãos públicos e de empresas privadas. O edital só pode exigir atestado das parcelas mais relevantes, as que valem pelo menos 4% do total, com quantidade mínima de até 50% dessas parcelas. E não pode limitar a época nem o local do atestado;
- registro no conselho profissional, quando a atividade exige: CREA, CRA, CRQ e outros;
- conforme o ramo: licença sanitária, alvará, autorização da Anvisa, visita técnica ou declaração de que conhece o local.
Declarações
Quase todo edital pede algumas declarações, geralmente marcadas no próprio portal ao cadastrar a proposta:
- que a empresa cumpre os requisitos de habilitação;
- que a proposta cobre todos os custos trabalhistas;
- que cumpre a reserva de cargos para pessoas com deficiência e reabilitados da Previdência;
- que é ME ou EPP, quando for o caso, para usar os benefícios da Lei Complementar 123.
Quando a documentação pode ser dispensada
A Lei 14.133 permite dispensar os documentos, no todo ou em parte, nas compras para entrega imediata e nas contratações abaixo de um quarto do limite de dispensa para compras. Em 2026, isso dá R$ 16.373,03. Os documentos também podem ser substituídos pelo cadastro no SICAF ou em outro registro público, quando o edital permite. Veja como fazer o cadastro no SICAF.
Como não ser inabilitado
- Monte uma pasta com tudo em PDF, com nomes claros: "CND federal - vence 10-03-2027".
- Tenha um calendário de vencimentos. O FGTS vence todo mês.
- Leia a parte de habilitação de cada edital: as exigências técnicas e financeiras mudam muito.
- Envie no prazo e no formato pedido. Documento ilegível ou sem assinatura é motivo de inabilitação.
- Depois do envio, só dá para completar com documento novo em diligência, para comprovar algo que já existia antes. Não conte com uma segunda chance.
Perguntas frequentes
- Certidão positiva com efeitos de negativa vale na licitação?
- Vale. Ela tem o mesmo efeito da certidão negativa e aparece quando a empresa tem débito parcelado ou com a cobrança suspensa.
- Empresa nova, sem dois anos de balanço, pode participar?
- Pode. Empresa com menos de dois anos apresenta o balanço do último exercício. Quem abriu a empresa no próprio ano da licitação pode, pela lei, trocar os demonstrativos pelo balanço de abertura.
- Atestado de capacidade técnica precisa ser de órgão público?
- Não. Atestado emitido por empresa privada também vale.
- Quanto tempo vale a certidão do FGTS?
- O Certificado de Regularidade do FGTS vale 30 dias. As certidões federal e trabalhista valem 180 dias. A estadual e a municipal variam conforme o estado e a cidade.
Guia informativo, baseado na Lei 14.133/2021, na Lei Complementar 123/2006 e nas normas do Compras.gov.br. Cada licitação segue o próprio edital: em caso de dúvida, vale o que está nele.