Como participar de licitação: o passo a passo para pequenas empresas

Quem pode participar

Qualquer empresa regular pode participar, inclusive ME, EPP e MEI, desde que o ramo de atividade dela (o objeto social e o CNAE do cartão CNPJ) seja compatível com o que está sendo comprado. Desde 30/12/2023, as licitações novas do governo federal, dos estados, das prefeituras, das autarquias e das fundações seguem a Lei 14.133/2021, a Nova Lei de Licitações. A antiga Lei 8.666 não vale mais para processos novos. Estatais, como Correios e Petrobras, têm lei própria, a Lei 13.303/2016.

Pequenas empresas têm vantagens garantidas pela Lei Complementar 123/2006:

• em regra, itens de até R$ 80 mil são exclusivos para ME e EPP;
• no pregão, se o seu preço ficar até 5% acima de um vencedor que não é ME/EPP, você ganha a chance de cobrir a oferta dele. É o chamado empate ficto;
• se alguma certidão fiscal ou trabalhista estiver com pendência, você tem 5 dias úteis, que o órgão pode prorrogar por mais 5, para regularizar depois de ser declarado vencedor. A certidão precisa ser apresentada mesmo assim.

Passo 1: deixe a empresa pronta

Antes de olhar edital, arrume a base. É o mesmo pacote em quase toda licitação:

• CNPJ ativo, com o CNAE do que você vende;
• certidões em dia: federal, FGTS, trabalhista, estadual, municipal e de falência. A lista completa, com onde tirar cada uma, está no guia de documentos de habilitação;
• atestados de capacidade técnica: declarações de clientes, públicos ou privados, dizendo que você já entregou algo parecido. Muitos editais pedem;
• balanço patrimonial dos dois últimos anos, feito pelo contador. Empresa com menos de dois anos apresenta o do último exercício, e o MEI, em geral, não precisa apresentar balanço.

Passo 2: cadastre-se nos portais

A licitação acontece dentro de um portal. O mais conhecido é o Compras.gov.br, do governo federal, que também atende muitos estados e prefeituras. Lá o cadastro se chama SICAF, e o passo a passo está no guia do SICAF.

Prefeituras também usam outros portais, como BLL Compras, Portal de Compras Públicas, Licitanet e BNC, e cada um tem o próprio cadastro. O edital sempre diz em qual portal a disputa vai acontecer. Faça os cadastros com calma, antes de ter uma licitação em vista: em alguns portais a liberação não é imediata.

Passo 3: encontre licitações do seu ramo

Pela Nova Lei, os órgãos publicam as licitações no PNCP, o Portal Nacional de Contratações Públicas. A exceção são as cidades com até 20 mil habitantes, que têm até abril de 2027 para se adaptar e às vezes ainda publicam só no diário oficial.

O PNCP é enorme e mistura tudo. Para ver só o que interessa, filtre pelo seu ramo e pela sua região. No LicitaOps você vê as licitações abertas por ramo e estado, com quem mais compra e quanto se gasta.

Passo 4: leia o edital antes de decidir

O edital é a regra do jogo, e o que está nele vale mais do que qualquer guia. Antes de decidir participar, confira:

• objeto e itens: o que exatamente, em que quantidade e com qual especificação. Tem marca exigida? Pede amostra?
• termo de referência: prazo e local de entrega, forma de execução;
• data e hora da sessão e até quando a proposta pode ser enviada;
• documentos de habilitação: atestados, índices do balanço, registro em conselho;
• se há itens exclusivos ou cota para ME/EPP;
• modo de disputa (aberto, aberto e fechado, ou fechado e aberto) e o intervalo mínimo entre lances;
• prazo de pagamento, garantia e multas.

Ficou com dúvida? Você pode pedir esclarecimento ou impugnar o edital até 3 dias úteis antes da abertura.

Passo 5: calcule seu preço e seu mínimo

Some o custo do produto ou serviço, frete, impostos, o custo de entregar e de esperar o pagamento, e a sua margem. Com isso, defina o menor preço que você aceita em cada item, antes da sessão. No calor da disputa é fácil vender no prejuízo.

O valor estimado pelo órgão costuma aparecer no edital. Ele também pode ser sigiloso; nesse caso, só é divulgado depois do julgamento das propostas.

Passo 6: cadastre a proposta

No portal, antes da abertura, você registra a proposta: valor, marca, modelo e descrição do que vai entregar. Essa proposta já vale como o seu primeiro lance.

Pela regra geral da Nova Lei, os documentos de habilitação são pedidos só de quem ficar em primeiro lugar. Mesmo assim, leia o edital: alguns pedem que todos enviem os documentos junto com a proposta.

Passo 7: dispute os lances

Na hora marcada, a sessão é aberta e começa a disputa de lances, em tempo real e sem que ninguém saiba quem é quem. Como funcionam os tempos, as prorrogações e o lance final está no guia do pregão eletrônico.

Passo 8: aceitação, habilitação e recurso

Quem fica em primeiro é chamado no chat do portal para mandar a proposta ajustada ao último lance e, se pedidos, catálogos e fichas técnicas. O prazo é curto, às vezes de poucas horas, então acompanhe o chat até o fim. O pregoeiro também pode negociar um preço menor.

Depois vem a habilitação: você envia os documentos, ou o pregoeiro consulta o SICAF. Se tudo estiver certo, você é declarado vencedor. Qualquer participante pode manifestar a intenção de recorrer logo em seguida e tem 3 dias úteis para apresentar as razões.

Passo 9: contrato, entrega e pagamento

Com a licitação homologada, a venda vira um destes três:

• contrato, com prazo e valor definidos;
• ata de registro de preços, em que o órgão compra conforme precisa, por até 1 ano, prorrogável por mais 1. Ganhar a ata não garante pedido: você vende o que for pedido;
• nota de empenho, nas compras mais simples.

Entregue conforme o pedido, emita a nota fiscal e acompanhe o pagamento. O prazo vem no contrato, e o órgão deve respeitar a ordem cronológica dos pagamentos.